Инструкция за приемане на непоискани дарения
в библиотека "Родина" – Стара Загора

Политика за приемане на непоискани дарения
Библиотека „Родина” разчита на дарителите да подпомогнат обогатяването и развитието на библиотечния фонд, тъй като много от нейните специални сбирки и ценни ресурси са придобити чрез дарения.
Библиотека „Родина” приветства и насърчава даренията, които са в съответствие с нейните функции, цели и задачи.
Библиотеката е отворена за дарения, които отговарят на текущите интереси и приоритети на читателската аудитория, и допълват колекциите по отношение на вид на изданията, тематична насоченост, научност и плурализъм.
Библиотеката приема само дарения, които съответстват на изискванията и критериите за подбор, използвани при покупката на нови библиотечни документи:

• детска художествена и отраслева литература, издадена след 2000 г.;
• художествена литература за възрастни, издадена след 2000 г.;
• съвременни речници, справочници и енциклопедии за деца и възрастни от всички отрасли на знанието;
• литература от отраслите на знанието, издадена след 2005 г.

както и:

• авторски и преводни книги на старозагорски творци и специалисти;
• книги, свързани с историята, с обществено-политическия, икономическия и културния живот на Стара Загора и общината;
• книги и продължаващи издания, издавани и отпечатвани в Стара Загора;
• дребни публикации – брошури, програми, покани, плакати, календари на старозагорски културни, образователни и други институции, организации и фирми;
• картички и снимки от Стара Загора и общината.
• видеокасети и DVD със старозагорско съдържание;

На дарителите се препоръчва да предоставят за предварително съгласуване на библиотеката списъци с описание на дарението.  
Библиотеката приема непоискани дарения, но без поставяне на условия от страна на дарителя, запазвайки си правото след преценка на необходимостта от дарението за нейните читатели, да разполага с него както намери за най-добре.
Библиотеката не поощрява дарения с поставени условия от дарителя. Предложенията за дарения с поставени условия се разглеждат индивидуално за всеки отделен случай.
Библиотеката не приема незаконно издадени документи, както и такива, които будят съмнения за откраднати.
Не се приемат документи в лошо физическо състояние, материали, съдържащи остаряла по съдържание информация, минали течения от популярни периодични издания, както и материали с небиблиотечен характер – костюми, медали, монети, марки, щампи, баджове, емблеми, декорации, лични вещи и др.

По изключение, с решение на ръководството:
Библиотеката може да приеме документи в лошо физическо състояние ако са липсващи във фонда й произведения за Стара Загора и края или от старозагорски автори, както и такива, които представляват културна ценност.
За документи, които представляват културна ценност, дарителят се задължава да предостави информация за произхода им и пътя им до библиотеката.
Библиотеката може да приеме материали с небиблиотечен характер, подходящи за илюстриране на творческия процес на старозагорски автор при организиране на бъдещи изложби.

Процедура за приемане на непоискани дарения
Желателно е преди предоставяне на дарението дарителят да изпрати на библиотеката списък с автор, заглавие и година на издаване на книгите за съгласуване и подбор.
Всяко дарение се преглежда от комисия, назначена със заповед на директора, която след прецизен подбор изготвя протокол за документите, избрани да постъпят във фонда на библиотеката.
За всяко дарение се подписва предавателно-приемателен протокол в два екземпляра, който съдържа информация за дарителя, за неговата воля, за вида на дарените документи и тяхното физическо състояние. Неразделна част от протокола е списъкът на дарените документи.
За по-големите, ценни и значими дарения и за даренията, за които дарителят е поставил специални условия, се подписва и официален договор, който включва информация за дарителя, за произхода и размера на дарението и условията за управлението на подарените документи. 
Части от дарения, които дублират документи от библиотечния фонд не се усвояват и се предоставят на други библиотеки и институции от община Стара Загора – РБ „Захарий Княжески”, Университетска библиотека, читалищни или училищни библиотеки, НПО, културни институти или се предлагат за продажба в самата библиотека, в буккросинг зоната или на книготърговци.

Политика на обработка и каталогизация
Библиотеката не поема ангажимент за обработка на дарения в рамките на поставен срок.
В каталожното описание на подарения документ се отбелязва дарителят като източник на постъпване на документа в библиотеката.

Политика на публичност
Библиотеката поставя на всеки документ печат с името на дарителя.
Библиотеката огласява дарението чрез прессъобщения, изложби и уебсайтове, за да се получи обществено признание и оценка на дарителския жест.
Всяка година на рождения ден на библиотеката 25 март или срещу 24 май  библиотеката връчва дарителски грамоти на най-големите си дарители.
При изрично заявено искане на дарителя библиотеката подкрепя желанието му за анонимност.

Политика на достъп до дарени документи (Политика при организация на достъпа)
Организацията на достъпа до подарените документи се извършва в съответствие с нуждите на ползвателите на библиотеката и нейните филиали.
По преценка на библиотеката отделните заглавия от приетото дарение, независимо от неговата големина, постъпват в съответен отдел и колекция и се интегрират физически в библиотечния фонд.
Достъпът до даренията се осигурява посредством търсене в пълните каталожни описания на традиционните и онлайн каталози на библиотеката.
При приемане на книги, дарени от самите автори – старозагорци, и при съгласие на автора, се сключва договор, по силата на който библиотеката придобива от дарителя прехвърляема интелектуална собственост, както и сродни права за целите на опазването и достъпа до старозагорското печатно културно наследство.

Отчисляване от фонда
Библиотеката си запазва правото да отчислява дарени документи в бъдеще време, ако те се окажат впоследствие дублетни или ненужни екземпляри.

Комисия в библиотека "Родина" за приемане на непоискани дарения от частни лица, организации и институции

ПРЕДСЕДАТЕЛ: Красимира Лекова-Василева, гл. библиотекар
И ЧЛЕНОВЕ: 1. Жоржета Костова, гл. библиотекар; 2. Венета Бонева, гл. библиотекар; 3. Нина Йовкова, библиотекар
Комисията има за задача да прави преценка на необходимостта от включване на предложеното дарение (или на части от него) в библиотечния фонд.